Việc xây dựng cho được một ngân sách thì rất dễ, nó đơn thuần chỉ là các con số được xử lý trên các bảng tính. Tuy nhiên, để xây dựng một ngân sách khả thi, có tính thực tiễn và là một cơ sở để đo lường hoạt động thực tế xảy ra sau đó thì không hề đơn giản, đó phải là một sự kết hợp giữa những gì mà nhà quản lý muốn (top – down) với những gì doanh nghiệp đang có (hiện trạng, tổ chức, con người, cơ sở vật chất) và các điều kiện thế nào để biến nó thành khả thi nhất (bottom – up).

Mặc dù đã có nhiều Công ty sử dụng phần mềm quản lý và trong phần mềm đã có hỗ trợ cho việc lập ngân sách nhưng trong thực tế, phần lớn mọi người vẫn sử dụng Excel để thực hiện công việc này. Để có thể lập một ngân sách khả thi, cần phải tránh những vấn đề phổ biến mà thực tế hiện nay ta có thể thấy ở nhiều các Công ty như sau:

1.       Các chỉ tiêu, hoạt động thường xuất phát từ suy nghĩ chủ quan của người chủ, nhà quản lý;

2.       Ngân sách là chuyện của phòng kế toán hoặc ban giám đốc lập, không có sự tham gia của các nhân viên chủ chốt khác (hoặc là trách nhiệm của phòng kế hoạch trong mô hình tổ chức công ty thường thấy trước đây);

3.       Thông tin rất chung chung, không có cơ sở rõ ràng, kiểu như: doanh thu tăng 10% so với năm trước, lợi nhuận năn nay tăng 15% so với năm trước,…

4.       Không có các giả định cần thiết làm cơ sở;

5.       Không đưa ra các phương án khác nhau (tình huống xấu, bình thường, tốt);

6.       Không thiết kế mẫu biểu rõ ràng để phục vụ cho việc tổng hợp ngân sách từ nhiều nguồn khác nhau; hoặc mẫu biểu rất phức tạp, khó hiểu mà chỉ có người tạo ra mới có thể đọc được (năm sau có thể quên và phải ngồi mò mẫm lại) hoặc không có tính kế thừa (tình trạng phổ biến của người dùng Excel);

7.       Các bảng tính không có cấu trúc rõ ràng,  tùy tiện trong nhập liệu hay thiết lập công thức, mất thời gian để đọc hiểu hay chỉnh sửa số liệu;

8.       Không thể cung cấp chi tiết đến các số liệu chi tiết trong quá trình phê duyệt, chỉnh sửa ngân sách do thời đểm lập và thời điểm phê duyệt khác nhau (bị quên) hoặc rất mất thời gian để lập lại chi tiết;

9.       Không có kế hoạch thời gian và xác định thời điểm phù hợp để bắt đầu, thường tình trạng nước đến chân mới nhảy;

10.   Nếu các chỉ tiêu theo chiều top – down thì thường mang tính áp đặt, chủ quan do người chủ luôn muốn có lợi nhuận càng nhiều càng tốt, suy nghĩ luôn rất lạc quan, tích cực;

11.   Nếu các chỉ tiêu theo chiều bottom – up thì thường mang tính khống (giảm doanh thu, tăng chi phí) do người lập cố tình tạo cho mình một vùng an toàn, dễ thực hiện để đạt chỉ tiêu;

12.   Dựa phần lớn vào số liệu thực tế năm trước trong khi hoạt động của doanh nghiệp chưa ở trạng thái hoạt động ổn định;

Tóm lại, ngân sách (ở đây chỉ ví dụ giới hạn ngân sách cho 01 năm) là ước lượng tình hình tài chính cho toàn bộ hoạt động của Công ty cho 01 năm tới, sẽ ảnh hưởng đến tất cả các phòng ban của Công ty miễn là nơi ấy có thu hay chi tiền, nó dự báo tình hình thực hiện thế nào dựa trên những nguồn lực hiện có hoặc cần phải đầu tư, bổ sung thêm những nguồn lực nào.  Từ đó, ngân sách cũng chính là mục tiêu hướng tới của toàn bộ hoạt động doanh nghiệp cũng như là thước đo để đo lường hoạt động thực tế.  Do đó, để ngân sách khả thi, phù hợp với thực tế thì việc lập ngân sách càng chi tiết càng tốt, và phải có sự tham gia của tất cả các phòng ban có liên quan, dưới sự điều phối hoặc chủ trì của một thành viên quản lý chủ chốt (thông thường thuộc ban giám đốc, phòng tài chính kế toán) theo một kế hoạch rõ ràng, được giám sát chặt chẽ.

(Hình ảnh minh họa từ Internet)